Lääkäreiden työn suunnittelu on hajautettu moneen eri järjestelmään, ja siksi työn kokonaiskuvan ja työaikalain vaatimusten seuraaminen on haastavaa. Miten lääkäreiden työn suunnittelua kannattaa kehittää nyt ja tulevaisuudessa?
Tänä vuonna voimaan astunut uusi työaikalaki toi muutoksia työn suunnitteluun. Vaikka laki onkin ollut käytössä jo jonkin aikaa, on siinä vielä runsaasti tehtävää, erityisesti lääkärityön saralla. Lain velvoitteet työajan seurannasta ovat nimittäin osoittautuneet ennakoitua haastavammaksi.
Monet eri järjestelmät tuovat lisähaastetta työaikalain noudattamiseen
Suurimman haasteen aiheuttaa se, että lääkäreiden läsnäolon suunnittelu on hajautettu moneen eri järjestelmään. Suunnittelu tapahtuu tyypillisesti 3–4 järjestelmässä yhtäaikaisesti. Keikkakalenteri, päivystyksen suunnittelu ja virka-aika ovat tyypillisesti kaikki eri järjestelmissä.
Lisää vaikeuskertoimia tuo se, että lääkäreiden läsnäoloa suunnitellaan eri henkilöiden toimesta. Esimerkiksi päivystykset suunnittelee päivystyksen asiantuntijalääkäri ja yksikön toimintaa suunnittelee yksikön ylilääkäri. Monien järjestelmien keskellä heillä ei ole riittävää näkyvyyttä muiden tekemiin suunnitelmiin ja kokonaiskuvan sekä työaikalain vaatimusten seuraaminen on haastavaa.
Näiden lisäksi useat järjestelmät aiheuttavat mm. seuraavanlaisia haasteita:
- Palkkojen tulkinta on pirstaloitunutta ja tieto joudutaan kokoamaan useista eri lähteistä
- Hallinnollinen työ vie paljon aikaa vuoroja suunnittelevilta lääkäreiltä
- Lääkäreillä ei ole kokonaisnäkyvyyttä päivän sijoituksista, päivystyksistä ja vastuista
- Työaikalain vaatimuksia on haastava valvoa kokonaisuutena
Lääkärin kommentti:
”Meidän poolissamme on kymmeniä lääkäreitä, ja aina joku unohtaa merkata jotain jonnekin, mistä seuraa sekaannus. Työvuorolistoja on Exceleinä intranetissä lukuisia, ja poissaololistakin erikseen useammassa eri paikassa. Itse koostan työvuorolistani aina kuun lopussa seitsemästä eri Excelistä.”
Nykyään myös päivystystä täytyy seurata osana kokonaistyöaikaa
Ennen enimmäistyöaikaa seurattiin ylityökiintiöiden kautta. Uuden työaikalain myötä siirryttiin seuraamaan kokonaistyöaikaa, joka saa olla keskimäärin enintään 48 tuntia viikossa neljän kuukauden ajan. Tähän tuntimäärään lukeutuvat myös mahdolliset ylityöt sekä nykyään myös työpaikoilla tapahtuva päivystys. Lääkärityön suunnittelussa tämä tarkoittaa sitä, että monen järjestelmän systeemistä koituu entistä enemmän haasteita.
Terveydenhoitoalalla työvuoroihin tulee jatkuvasti muutoksia, ja siksi ylityön ja riittävän lepoajan seuraaminen vaatii erityistä huomiota. Kun joukkoon heitetään vielä päivystystyö, kokonaistyöajan tarkka seuraaminen reaaliaikaisesti on lähestulkoon mahdotonta.
Lepoaika vuorojen välissä kasvatettava 9 tunnista 11 tuntiin
Uusi työaikalaki lisäsi myös suositusta vuorojen välisestä lepoajasta. Ennen riitti, että vuorojen väliin jäi 9 tuntia, mutta lain uudistuksen myötä väli kasvoi 11 tuntiin. Tavoitteena tässä on se, että työntekijä ehtii levätä riittävästi vuorojen välissä. Pieneltä kuulostava kahden tunnin ero luo kuitenkin yllättävän isoja haasteita työvuorojen sumplimiseen. Monessa paikassa onkin jouduttu tekemään uusia rekrytointeja aukon paikkaamiseksi.
Työhyvinvoinnin ja jaksamisen kannalta muutos on kuitenkin ennen kaikkea positiivinen – kunhan homma saadaan pelittämään käytännössä.
Yhteinen näkymä alkaa olla välttämätön
Jotta työaikalain noudattaminen ja valvominen olisi mahdollista, täytyisi työtä suunnittelevilla olla yhtenäinen näkymä työn suunnittelun kokonaisuuteen. Siispä paras, ja oikeastaan myös ainoa ratkaisu, on tuoda suunnittelu yhteen järjestelmään, josta näkyy koko yksikön toiminta sekä yksittäisen lääkärin kokonaisuus. Toimintamalli luo mahdollisuuksia vaikuttaa ja reagoida ajoissa yksikön vaihtuviin tilanteisiin.
Parhaassa tapauksessa järjestelmä kertoo myös milloin rajat alkavat ylittyä, jolloin ihmissilmien ei tarvitse yrittää valvoa ja kontrolloida tätä kokonaisuutta itse.
Yhden järjestelmän etuja ovat mm.
- Päivän sijoitus-, päivystys- ja vastuutehtävät nähtävissä yhdellä silmäyksellä
- Tehtävien, sijoitusten ja päivystysten suunnittelu on helppoa
- Reaaliaikainen “lennonjohtonäkymä” yksikön tilanteesta
- Päivystysten ja muun työn raportointi on helpompaa
- Reaaliaikainen resursointinäkymä
- Läpinäkyvyys koko organisaatioon
- Kokonaistyöajan seuranta
- Lepoaikojen automaattinen valvonta
Lääkärin kommentti:
”Järjestelmämme ovat monimutkaisia himmeleitä, joissa lääkäreille on allokoitu prosenttiosuuksia, joilla he ovat vastuussa aina tietystä työn osa-alueesta. Listantekijä yrittää sitten värkätä allokoiduista resursseista kuukauden listan niin, että jokaiselle päivälle ja osa-alueelle on olemassa vastuuhenkilö. Vastuuhenkilön tehtävänä ovat akuuttia huomiota vaativat asiat, kuten kiiretapaukset sekä erikoistuvien lääkäreiden ja hoitajien konsultointi.
Lisäksi pitäisi jakaa ei-kiireellinen työ reilusti ja sen huomioiden, ettei päivystystyö koskaan jakaudu tasaisesti. Kiireisimpinä päivystyspäivinä ei ehdi tehdä muuta kuin ottaa kantaa akuutteihin asioihin, jolloin muut eivät edisty, ja viiveet alkavat karata hallitsemattomiksi.
Tässä tilanteessa tuntuu kohtuuttomalta se, että vielä pitäisi riittää aikaa omaksua ja hallinnoida useita eri järjestelmiä.”
Lataa opas avuksi lääkärisuunnitteluun.
Kirjoittaja Pirjo Ketola on työvoiman hallinnan ja projektitoimitusten vahva ammattilainen. Yli 20 vuotta ICT-alan projekti- ja asiantuntijatehtävissä ovat opettaneet kuuntelemaan ja ymmärtämään asiakkaan tarpeita. Parhaiden käytäntöjen etsiminen ja löytyminen yhdessä asiakkaan kanssa tuo onnistuneita projekteja.
