Samat digipalvelut kaikille samaan aikaan on utopiaa – mutta mikä on hyväksyttävä siirtymäajan tavoite uusille hyvinvointialueille?

Hyvinvointialueiden lähtötilanteet eroavat toisistaan, niiden sisällä on suuria kuntakohtaisia eroja johtuen esimerkiksi aiemmista asiakas- ja potilastietojärjestelmistä sekä tukijärjestelmistä. Tästä saattaa syntyä tilanne, jossa osalla asukkaista on mahdollisuus esimerkiksi sähköiseen ajanvaraukseen, mutta kuntarajan toisella puolella ei. Kysymys kuuluukin, kuinka kauan tällaisen tilanteen on hyväksyttävää antaa jatkua?

Varteenotettavia muuttujia ovat muun muassa populaatio, kustannukset, henkilöstöresurssit, yhdenvertaisuus ja tasa-arvoisuus sekä aika. Miljoonalla ei kannata tehdä sataa henkilöä palvelevaa kuukauden kestävää väliaikaisratkaisua, mutta jokin raja tulisi määrittää ja perustella.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – myös digipalveluissa

Osana vaadittavia toimenpiteitä yhdenvertaisten palveluiden järjestämiseksi mahdollisimman nopeasti on siirtymäajan toteutusstrategian ja -suunnitelman laadinta. Kustannushyöty- ja vaikuttavuusanalyysien pohjalta siirtymäajan ratkaisuissa voidaan priorisoida paitsi valintoja eri toiminnallisuuksien yhtenäistämisen aikataulun osalta, myös eri alueiden painotuksia. Kysymys siitä, priorisoidaanko esimerkiksi väkimäärältään suurempia kuntia, tai kuntia, joissa digipalveluille on suurempi tarve henkilöstövajeesta johtuen, on osin myös arvovalinta.

Huolella laaditulla toteutusstrategialla kustannuksia voidaan myös rajata. Täysimittaiset integraatiot poistuvien järjestelmien ja uuden ajanvarausjärjestelmän välille eivät välttämättä ole perusteltuja, mutta esimerkiksi ohjelmistorobotiikkaa käyttävät ratkaisut pienentävät merkittävästi kustannuksia. Loppuasiakkaan ei tarvitse tietää, miten ratkaisu on taustalla toteutettu, mutta asiakaskokemuksen tulisi olla sujuva.

Toimivat digipalvelut edistävät myös henkilöstön hyvinvointia

Yhtenäiset, kaikkia hyvinvointialueen asukkaita koskevat ratkaisut luovat kokemuksen yhdestä hyvinvointialueesta, ja synnyttävät toimivan luottamussuhteen asiakkaisiin. Kun järjestelmät toimivat ilman manuaalisia kiertoteitä ja jatkuvaa uuden opettelua, myös henkilöstön kokemus työn hallinnasta on parempi. Henkilöstön työhyvinvointi, samoin kuin asiakaskokemus, on kriittinen tekijä onnistuneen liikkeellelähdön mahdollistamiseksi. Organisaatiomuutokset ovat tutkitusti henkilöstölle kuormittavia jo ilman tietojärjestelmäuudistuksia, ja taustalla toimivien teknisten toteutusten tulisikin mahdollistaa myös sujuva työntekijäkokemus.

Itse- ja omahoitopalveluihin panostaminen kannattaa

Resurssien ollessa rajalliset, yksi näkökulma sujuvan siirtymän tavoitteluun on panostaa alkuvaiheessa ennaltaehkäiseviin itse- ja omahoitopalveluihin. Tämä vastaa sitä paitsi moneen juurisyyhyn, jonka vuoksi soteuudistukseen ryhdyttiin, kuten vaikuttavimpien perustason toimintojen kehittämiseen ja kansallisten palvelujen hyödyntämiseen aiempaa tehokkaammin.

Käytännön tasolla tämä voi tarkoittaa esimerkiksi hyvinvointialueen kansalaisen portaalia tai vaikkapa virtuaaliassistenttia (chatbot), jotka hyödyntävät terveyden edistämiseen liittyviä kansallisia lähteitä tuoden laadukkaat tietosisällöt asukkaille itse- ja omahoidon tueksi yhden luukun periaatteella. Myöhemmässä vaiheessa valitulle yhteiselle alustalle voidaan jatkokehittää myös kootut asiointiratkaisut sekä tarvittavat integraatiot esimerkiksi Omakantaan ja hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmiin.

Asiakkaille personoidut ohjeet

Kaikkien kuntakohtaisten ohjeiden tuominen asiakkaiden luettaviksi vaikkapa hyvinvointialueen verkkosivuille ei ole ratkaisuna tätä päivää, vaan asiakkaan tulisi saada juuri häntä koskeva ohje. Asiakkaan ei siirtymäaikana tarvitse navigoida esimerkiksi kuntakohtaisten ohjeistusten seassa, kun ohjeet haetaan rakenteisesta tietämyskannasta kotikunnan ja asiakkaan kysymyksen perusteella, eli navigoidaan asiakkaan puolesta taustajärjestelmissä ja tarjotaan hänelle suoraan hänen etsimänsä tieto.

Vastaavia ratkaisuja on monia, ja niitä yhdistää kansalaisen omatoimisen asioinnin tehostaminen, mikä vapauttaa henkilöstöresursseja kriittisempiin tehtäviin. Lisäksi esimerkiksi mainittujen rakenteisten ohjeistusten kuvaaminen yhteiseen tietokantaan tukee toimintamallien yhtenäistämistä, joka on väistämättä edessä hyvinvointialueiden alkutaipaleella.

Panostamalla omatoimisen asioinnin kehittämiseen voimme siis luoda kokemuksen yhteisestä hyvinvointialueesta, vähentää henkilöstöresurssien tarvetta yleisluontoisessa neuvonnassa ja tukea samalla hyvinvointialueen toimintamallien yhtenäistämistä.

Juuso Varinowski

Kirjoittaja toimii teknologiakonsulttina Accenturella ja on aiemmin työskennellyt palomiehenä ja hoitotason ensihoitajana.

Edellinen artikkeliSopimusjuridiikan ja riskienhallinnan asiantuntija Suvi Hirvonen-Ere: Kansainvälistyvää yritystä suojaa riskeiltä hyvin laadittu ja toimitettu sopimus  – vältä yleisimmät sudenkuopat
Seuraava artikkeliLehtileikkeet: Synlab maksoi kannustapalkkioita yli puoli miljoonaa vuonna 2021