Käsittelimme aiemmassa artikkelissa sitä, miten laaja ja monimutkainen matemaattinen ongelma on pienenkin kotihoitotiimin asiakaskäyntien organisointi parhaalla mahdollisella tavalla. Kokenut suunnittelija pystyy tekemään hyviä ja toimivia suunnitelmia, mutta vasta tekoälyn valjastaminen suunnittelun työkaluksi on mahdollistanut näin valtavan matemaattisen ongelman ratkaisemisen niin, että suunnitelmista saadaan työvuoroissa laskettuna keskimäärin jopa 15 % parempia kuin ihmisen suunnittelemista.
Optimointiohjelmiston käyttöönotto ei ole pitkä projekti
R2-optimointiohjelmiston käyttöönotto on helppoa ja nopeaa. Aivan kuten taskulaskin tai puhelin, siinäkään ei tarvita erillisiä projekteja ja projektihenkilöstöä. Palveluohjaajien parin päivän perehdyttäminen riittää. R2-optimointi tuo palveluohjauksen takaisin sinne minne se kuuluukin eli kotihoidon keskiöön.
Palveluohjaajat tuntevat asiakkaat ja heidän tarpeensa sekä kunnan asettamat palvelukriteerit. Ainoa reitittämiseen ja resurssien määrittämiseen liittyvä työ on asiakasaineiston ylläpitäminen eli uusien asiakkaiden lisääminen, entisten poistaminen ja tilausten muokkaaminen. Tämä työ pitää tehdä muutenkin, eikä siihen mene kuin noin tunti päivässä.
Asiakkaat suunnittelun keskiössä
R2-optimointi laskee reitit ja työvuorotarpeen, mikä vie vain muutamia sekunteja. Vihdoinkin työvuorotarve määrittyy tehtävistä eli palveltavista asiakkaista käsin. Reitit ovat ajanmukaisia, toteutettavia, tasapuolisia, sisältävät ajat valmisteluun, taukoihin ja kirjaamiseen.
Optimoinnin käyttöönotto tehdään alue kerrallaan. Jokaiselle alueelle, tiimille ja vuorolle lasketaan optimaalinen henkilöstötarve. Joissain tilanteissa riittää vähempi reittimäärä, joskus optimointi osoittaa, että henkilöstöä tarvitaan lisää. Alueellisen optimoinnin tuloksena kootaan yhteinen varahenkilöstö, jolle myös määritetään optimaalinen koko. Strategisessa optimoinnissa siis varmistetaan ensin henkilöstön riittävyys ja sen jälkeen nähdään säästöpotentiaali. Operatiivisessa käytössä alueet tekevät tilauksen lyhyt- tai pitkäaikaisesta varahenkilöstöstä optimoinnin tuloksen perusteella. Näin sijaisten käyttö aina perusteltua ja tarkkaan kohdennettua.
Optimoinnin tuomat säästöt
Pelkkä yhden päivän reittien laskenta ei tuota paljoakaan säästöä, koska kilometrikustannukset ovat marginaalisen pieni osa kotihoidon kustannuksia. Rakenteiden strateginen optimointi sen sijaan on hyvin tärkeä perusta saavutettaville säästöille.
Mitkä ovat optimaaliset tiimirajat, milloin tiimien tai ammattiryhmien kannattaa tehdä töitä yhdessä? Miten suuri varahenkilöstö tarvitaan? Milloin vuorot alkavat ja ennen kaikkea: montako reittiä on päivässä, tiimissä ja yhdessä vuorossa? Toinen iso osa säästöä on erillisten työnjakajien tarpeen poistuminen. R2-optimointi tekee päivän työn sekunneissa ja paljon laadukkaammin.
Miten optimointi eroaa toiminnanohjauksesta?
Monet Suomen kunnat ovat hankkineet kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän ja mobiilin. Ne ovat pääosin kirjaamisen välineitä eli katsovat menneeseen. R2-optimoinnin avulla nähdään ensin vaihtoehtoisiin tulevaisuuksiin ja sitten operatiivisessa käytössä se tekee työvuorosuunnittelun ja reitit. Toiminnanohjausjärjestelmä on edelleen kotihoidossa kirjaamisen työkalu.
Optimointi parantaa kotihoidon laatua
R2-optimointi lähtee suoraan kotihoidon hoito- ja palvelusuunnitelmasta. Kaikki reitit suunnitellaan siten, että ne ovat myös toteutettavissa. Myös muuhun kuin asiakastyöhön varataan riittävästi aikaa, oikeisiin kohtiin vuoroa. Optimointi tehdään kokonaisuutena neljän viikon jaksolle. Näin reiteistä saadaan mahdollisimman samankaltaisia. Reitit tehdään aina ajankohtaisesta tilausaineistosta eli asiakkaat saavat sen ajan, joka heille kuuluu. Työntekijöiden tyytyväisyys on parantunut ja sairauspoissaolot vähentyneet suunnitelmallisuuden ansiosta.
R2-optimoinnin ansiosta palveluohjaus on tullut takaisin paikalleen, kotihoidon keskiöön. Kotihoidon tehokkuus on noussut merkittävästi. Tyytyväisyys kotihoidon toimintaan on parantunut. Kotihoidon ei tarvitse olla kriisissä.
