Mitä eroa on perinteisellä työvuorosuunnittelulla ja kokonaisvaltaisella työvoiman hallinnalla? Entä mitä tarkoittaa osaamisen hallinta tai optimointi työvuorosuunnittelussa?
Jos nämä käsitteet eivät avaudu sinulle täysin, on seuraava teksti juuri sinua varten. Kasasimme alle yleisimmät työvoiman hallintaan liittyvät käsitteet ja niiden merkitykset.
Perinteinen työvuorosuunnittelu
Perinteinen työvuorosuunnittelu lähtee tyypillisesti saatavilla olevista resursseista eli siitä, montako henkilöä organisaatiossa on joille työvuoroja suunnitellaan.
Työvuorojen suunnittelu onnistuu toki näinkin, mutta perinteisen suunnittelun haaste syntyy siitä, että suunnitteluvaiheessa ei ole tietoa työn tarpeesta, työn tarpeen mittareista, työn vaatimasta osaamisesta tai henkilöiden osaamisesta.
Esimerkiksi terveydenhuollossa osaston vuoroihin suunnitellaan usein vakiomäärät henkilöitä, riippumatta viikonpäivästä tai vuodenaikoihin liittyvistä toiminnan muutoksista.
Kokonaisvaltainen työvoiman hallinta
Kokonaisvaltaisessa työvoiman hallinnassa perinteistä työvuorosuunnittelua katsotaan eri suunnasta. Sen sijaan että keskityttäisiin vain saatavilla oleviin resursseihin, tarkastellaan myös työn tarvetta. Tällöin selvitetään aluksi työn tarve, ja sen jälkeen työn tarpeeseen etsitään parhaat käytettävissä olevat osaajat.
Työvoiman hallinnassa keskitytään siis varmistamaan, että töissä on oikea määrä henkilöstöä tekemässä työn tarpeen edellyttämiä tehtäviä.
Näin suunnittelussa tulee huomioitua mm. ruuhkahuiput, rauhallisemmat ajanjaksot, työn tarve ja se, että työn vaatima osaaminen ja työntekijän osaaminen kohtaavat.
Työajan hallinta
Työajan hallinnalla tarkoitetaan työaikalakiin perustuvaa velvoitetta, jonka mukaan yrityksissä täytyy seurata työaikaa kirjallisesti ja maksaa tehdyistä tunneista lain ja työehtosopimusten määräämät korvaukset.
Työajan hallinnalla ja työaikaa seuraamalla tiedetään kuka oli töissä, kuka sairaana, kuka lomalla ja niin edelleen.
Velvoite seurantaan on aina työnantajalla. Sen voi hoitaa joko sopimalla työntekijöiden kanssa säännöllisen työajan tai seurata toteutunutta työaikaa leimausjärjestelmällä.
Osaamisen hallinta
Osaamisen hallinnalla viitataan työntekijöiden osaamisen seurantaan ja huomiointiin työvuorosuunnittelussa.
Tällöin työvuorosuunnittelussa huomioidaan työssä vaadittava osaaminen ja valitaan tehtävään sellainen henkilö, jolla on varmasti valmiudet suoriutua siitä. Esimerkiksi hoitoalalla oikea osaaminen eri tehtävissä, työpisteillä ja laitteissa on tärkeää. Myös voimassaolevat luvat on tärkeä ottaa huomioon.
Osaamisen hallinta manuaalisesti on haasteellista, joten parhaana apuna tässä toimii järjestelmä, joka kokoaa yhteen työntekijöiden osaamiset ja suunniteltavien töiden osaamisvaatimukset sekä yhdistää nämä parhaalla mahdollisella tavalla.
Optimointi työvuorosuunnittelussa
Tällä tarkoitetaan automaattista jaksolistojen tekoa. Tällöin järjestelmä jakaa työvuorolistan työt henkilöstölle mahdollisimman optimaalisesti. Optimoinnissa huomioidaan työntekijöiden toiveet, rajoitteet ja osaaminen, työn tarve, työaikalaki, työehtosopimukset ja työaikaergonomia.
Kun järjestelmä hoitaa koko prosessin, virheiden ja manuaalisen työn määrä vähenee. Optimaalisesti laaditut työvuorot lisäävät myös työhyvinvointia, kun työntekijöiden toiveet otetaan mahdollisimman kattavasti huomioon. Samalla järjestelmä varmistaa että työvuorot jakautuvat tasapuolisesti.
Päivittäisten töiden järjestely
Töiden järjestelyllä tarkoitetaan tietoa siitä, miten työntekijät sijoitetaan päivän aikana työyksikön eri tehtäviin.
Päivittäisessä töiden järjestelyssä varmistetaan reaaliaikaisesti, että yllättäviin poissaoloihin ja työn tarpeen muutoksiin reagoidaan välittömästi siten, että tarvittavat tehtävät tulevat varmasti tehtyä.
Tässä on jälleen järkevää turvautua reaaliaikaiseen järjestelmään. Sijaishallintaprosessi käynnistyy välittömästi, kun työn tarve muuttuu esimerkiksi sairauslomista johtuen. Aluksi arvioidaan, tarvitaanko vapautuneelle työlle sijaista. Tämän kertoo työn tarpeen mittarit, kuten hoitajamitoitus tai potilasmäärät.
Mikäli sijaista tarvitaan, järjestelmä etsii sopivan sijaisen automaattisesti työn osaamisvaatimuksen perusteella. Jos osaajia löytyy useampia, työtarjous voidaan lähettää suoraan järjestelmästä tekstiviestinä.
Yksikkökohtainen suunnittelu vs. keskitetty suunnittelu
Keskitetyssä suunnittelussa työvuorot suunnitellaan kerralla useampaan yksikköön. Tällöin suunnittelijana on työvuorosuunnittelun ammattilainen, joka tuntee työehtosopimukset, työaikalain sekä toiminnan, johon suunnittelua tehdään.
Yksikkökohtaisessa suunnittelussa vuorot suunnitellaan kerralla vain yhteen yksikköön. Tällöin suunnittelijana toimii usein yksikön vetäjä tai esimies.
Yksikkökohtaiseen suunnitteluun verrattuna keskitetty suunnittelu on tasapuolista, kustannustehokasta ja läpinäkyvää. Tällöin käytössä on myös laajempi määrä resursseja, joita voidaan osaamisen puitteissa käyttää joustavasti eri yksiköiden välillä.
Katso konkreettinen esimerkki työvoiman hallintajärjestelmän ominaisuuksien hyödyntämisestä: tutustu miten Kårkulla sammkommun ratkaisi hoitajien mitoitusongelmat Visma Numeronin avulla.
Kirjoittaja Rauni Nastolin toimii työvoiman hallinnan asiantuntijana Visma Enterprise Oy:ssä.
